Mejora Continua. ¿Actividad? o ¿Proceso?

En entornos volatiles, inciertos, complejos y ambiguos (VICA) las organizaciones necesitan adaptarse constantemente, y la sobrevivencia viene determinada por su capacidad para satisfacer las necesidades de sus partes interesadas (clientes, accionistas, trabajadores, proveedores). Ante esta perspectiva las organizaciónes necesitan mejorar continuamente mediante la identificación, selección e implementación de proyectos de mejora.

Durante mi experiencia profesional como consultor y auditor de sistemas de gestión, he observado frecuentemente en las organizaciones que la mejora continua se torna "abstracta" y es gestionada más como una "actividad reactiva" que surge de no conformidades o sistuaciones que han ocurrido en lugar de ser abordada o gestionada como un "proceso" que permita gestionarla eficazmente.

Las versiones actuales de las Normas ISO 9001. ISO 14001 e ISO 45001 hacen enfásis en la gestión basada en procesos, y entre otros aspectos a tomar en cuenta para su implementacion establece:

• "Mejorar continuamente, identificando de forma sistemática y proactiva las oportunidades para aumentar lacapacidad de los procesos para obtener resultados que proporcionen mayor satisfacción a las necesidades de las partes interesadas de la organización".

El establecimiento de un "proceso de mejora" en el marco de cualquier sistema de gestión requiere:

• Identificar las interrelaciones del proceso de mejora con el resto de los procesos del sistema de gestión y, en particular, aquellos procesos que aportan información sobre la organización o su entorno.
• Identificar los elementos de entrada y salidas del proceso de mejora: las entradas, constituidas por información de entrada fundamentada y fiable que pueda servir de base para la identificación de oportunidades de mejora, y las salidas en forma de cambios o actuaciones implementadas que producen una mejora, identificando a su vez los proveedores de los elementos de entrada y los clientes de los elementos de salida.
• Establecer las actividades, los métodos, las competencias necesarias para el personal y los recursos necesarios para llevar a cabo el proceso de mejora.
• Realizar un seguimiento o medición de la eficacia del proceso de mejora, estableciendo los indicadores adecuados para evaluar las mejoras alcanzadas en relación con los objetivos de mejora planificados.
• Mejorar continuamente la eficacia y la eficiencia del proceso de mejora.
• Fomentar la participación activa del personal, puesto que el trabajo en equipo, la experiencia, la formación, las habilidades, la creatividad y la motivación de las personas de la organización constituyen la base de la eficacia del proceso de mejora.

Gestionar la mejora como un proceso contribuye a que ésta se lleve a cabo de forma sistemática y proactiva, siendo un resultado causado por el enfoque de la organización, y no un fruto esporádico de la detección casual de oportunidades de mejora.

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