Nos recertificamos, pero...

Han transcurrido casi 5 meses de la fecha tope (septiembre 2018) para que las organizaciones adecuarán sus sistemas de gestión de la calidad o gestión ambiental, y en mis experiencias como auditor y consultor, he observado algunos errores comunes que deseo compartir y a la vez proponer algunas recomendaciones para mantener activos los enfoques de las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015.

Empiezo con los errores comunes:

1. Las organizaciones hicieron el ejercicio de aplicar el análisis FODA o PESTEL para determinar las cuestiones internas o externas que podían afectar el propósito de la organización y su dirección estratégica, sin embargo, no se actualiza o revisa periódicamente la situación del contexto, es de hacer notar, que el seguimiento y actualización de la información debe realizarse con frecuencia.
2. La alta dirección tiene dificultades para demostrar como el sistema de gestión de la calidad apoya la dirección estratégica de la organización, y es de hacer notar que esta ultima se requiere en las siguientes cláusulas de la norma ISO 9001:2015
• 0.3.1 enfoque basado en procesos
• 4.1 Compresión del contexto de la organización
• 5.1.1 Liderazgo y compromiso
• 5.2.1 Establecimiento de la política
• 9.3.1 Revisión por la dirección
3. En relación al pensamiento basado en riesgo, las organizaciones abordaron sus riesgos y oportunidades, implementaron acciones preventivas, sin embargo, no se evidencia de que manera se comprobó que dichas acciones fueron eficaces, por otro lado, no se actualizan los riesgos y oportunidades, debemos recordar que el enfoque se titula "pensamiento basado en riesgo", motivo por el cual, es necesario identificar y abordar periódicamente los riesgos y oportunidades derivados del contexto, las partes interesadas y los procesos, en pocas palabras, este enfoque debe formar parte de la cultura de la organización.
4. En las organizaciones se siguen realizando cambios que afectan la integridad del sistema de gestión y no se planifican de acuerdo a lo establecido en la cláusula 6.3 Planificación de los cambios.
5. Los conocimientos de la organización sigue siendo algo abstracto y no se evidencia el establecimiento de alguna metodología que permita determinar, compartir y mantener el conocimiento tácito y explicito presente en la organización.
6. Sigo observando sistemas de gestión de documentos y no de gestión de la calidad o ambiente, la obesidad de los sistemas causada por el exceso de documentos y formularios sigue presente, ya que las organizaciones durante la transición no aprovecharon la oportunidad para poner a dieta sus sistemas y bajar el peso de los documentos.
7. Finalmente, no se evidencia como se utiliza el sistema de gestión para la mejora continua de los procesos, la adaptación al contexto y sus constantes cambios, las organizaciones "caminan" sobre muchos datos, sin embargo, no se realizan un buen análisis y evaluación de los mismos, lo cual impide la mejora continua.

Pero no todo está perdido, ya las organizaciones recibieron su certificado por parte de sus entes certificadores, la presión ha disminuido y hay tiempo para corregir los errores y utilizar el sistema de gestión como una verdadera herramienta que apoye la dirección estratégica, el logro de los objetivos de la calidad y la mejora continua.

Cuéntanos, ¿cuál ha sido la experiencia en tu organización, luego de recertificarse?