Codificar la información documentada, ¿Es obligatorio?

Una pregunta frecuente que me realizan es la siguiente ¿es obligatorio codificar la información documentada del sistema de gestión?, mi respuesta, "depende de ciertos aspectos" y antes de entrar en detalle considero necesario conocer que establecen  las Normas de sistemas de gestión, por ejemplo la ISO 9001:2015 en la cláusula 7.5.2 establece, que al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:

a) la identificación y descripción (por ejemplo, titulo, fecha, autor o número de referencia);

Primero que nada debemos conocer el significado de término apropiado. De acuerdo a ISO 14001:2015 Anexo A.3 Aclaración de conceptos significa adecuado pero implica algún grado de libertad.

En otro orden de ideas, la cláusula 7.5.2.a establece "o número de referencia", lo cual significa opcional, motivo por el cual, no entiendo porque existen auditores que generan un hallazgo de no conformidad por la falta de codificación en la información documentada del auditado, lo cual, demuestra que en muchas auditorias prevalece el criterio del auditor y no el criterio de la auditoria.

Aclarado el concepto "apropiado" y conociendo lo que establece la cláusula 7.5.2.a, recomiendo tener en cuenta lo siguiente para tomar la decisión de codificar o no la información documentada:

1) Abordar los riesgos y oportunidades que puede tener eliminar la codificación.

2) Analizar la factibilidad de simplificar la codificación en caso de ser compleja y confusa.

3) Tomar en cuenta los procesos, la cantidad y tipo de información documentada que forma parte del sistema de gestión.

4) Evaluar utilizar un número correlativo, en lugar de un código conformado por varios caracteres que indican el tipo de información documentada, el proceso donde aplica y un número correlativo.

En mi experiencia de consultor y auditor, los hallazgos de no conformidad más frecuentes son:

1) Información documentada sin codificación.

2) Información documentada codificada equivocadamente, por ejemplo, he conseguido evidencia de política de la calidad identificado con codificación de formulario "F" 

3) Codificación similar en documentos diferentes.

4) La única persona que comprende la codificación es el responsable de controlar la información documentada.

Finalmente, si la organización decide usar codificación, recomiendo:

1) Diseñar la codificación de manera sencilla y que no confunda a los usuarios en su interpretación.

2) Capacitar a las personas para que codifiquen bien la información documentada y tengan claro las diferencia entre lo que significa un procedimiento y los formularios.

Cuál es tu opinión acerca de codificar o no la información documentada, apreciamos tus comentarios.